Las oficinas de gestión de proyectos suelen centrarse en el seguimiento de los proyectos de la empresa, pero hay servicios clave que el PMO puede ofrecer a la empresa a nivel general.
1. Promoción de las mejores prácticas
Es importante actualizar las habilidades de su equipo, la gente asume nuevos roles, se une nuevo personal a la compañía y el conocimiento se va con aquellas que se retiran. No se puede confiar en que los nuevos empleados aprendan lo que necesitan saber por si solos y una base sólida de las mejores prácticas es la manera más rápida de mejorar la madurez de la gestión de proyectos en toda su organización. Además, gracias a esta base se facilitan los cambios en las mejores prácticas haciendo más fácil introducir nuevos procesos.
2. Ayudar a las personas a implementar lo que aprendieron en un curso
Uno de los mayores retos para los gerentes es cómo dar soporte a los miembros del equipo después de haber realizado un curso de formación. ¿Cómo se aseguran de que los nuevos conocimientos se transfieren a la práctica en el lugar de trabajo y no se mantengan como una teoría?
La PMO puede dar soporte trabajando con los profesionales del proyecto para repasar lo que cubrió el curso y cómo mejor se puede implementar en la oficina. El beneficio adicional aquí es que el conocimiento puede entonces ser compartido mucho más ampliamente sin quedarse en la persona que asistió al curso, proporcionando un mayor retorno de la inversión para el tiempo de formación.
3. Beneficios de la evaluación
La evaluación de beneficios para nuevos proyectos es difícil. Contar con personas calificadas con las habilidades y que han visto muchos casos de negocios y trazado los enfoques de realización de beneficios para muchos proyectos es una ventaja definitiva. Con ello se obtendrá una evaluación de beneficios mucho más precisa y considerada que si se deja en manos de alguien que posiblemente nunca ha preparado un caso de negocio antes en su carrera.
El uso de la PMO para apoyar a los patrocinadores del proyecto aquí da a sus ejecutivos mayor transparencia sobre los que podrían ser los beneficios reales de un nuevo proyecto. En el tema de los casos de negocios y evaluaciones, la PMO también puede dar apoyo especializado de expertos para las evaluaciones de inversión y la creación de casos de negocio.
4. Desarrollo de la cultura
Tener una cultura de gestión de proyectos es una gran ventaja. En un negocio donde todo el mundo piensa primero en el caso de negocio y en los pasos de inicio del proyecto, siempre es mejor elegir el trabajo correcto que hacer.
La PMO puede apoyar la creación y el establecimiento, y luego el mantenimiento de una cultura de gestión de proyectos. Esto puede lograrse mediante:
- Obtención y mantenimiento de apoyo ejecutivo
- Alinear el trabajo de los equipos de proyecto y la PMO con la estrategia organizacional
- Trabajar para que las buenas prácticas se incorporen a la filosofía de empresa como «la forma en que hacemos las cosas por aquí»
- Crear los procesos
- Desarrollar una cultura de aprendizaje que apoye la mejora continua
- Simplificar la gestión de proyectos para aquellos que no están directamente involucrados todos los días, por lo que no se convierte en algo que sólo el proyecto profesional hace.
5. Evaluación del rendimiento del personal
Los patrocinadores del proyecto no siempre están equipados para apoyar a los gerentes del equipo durante el período de evaluación del personal. Incluso si los jefes de proyecto no informan al PMO, ese equipo habrá trabajado estrechamente con ellos durante el año y puede proporcionar apoyo al proceso.
Gracias a esto, se puede sacar el máximo partido a la inversión de crear una oficina de gestión de proyectos yendo más allá de la gestión de la cartera de proyectos al extender su impacto en toda la empresa.
